Ser descritivo, no lugar de avaliativo, e ser específico, em vez de generalista. Essas duas recomendações são essenciais na hora do feedback. A primeira diz respeito aos relatos objetivos, que evitam julgamentos, de maneira que é melhor citar "aquele equipamento que custou R$ 20 mil" do que "aquele equipamento que custou uma fortuna".
Essas dicas são do administrador Luiz Fernando Garcia, no livro "O inconsciente na sua vida profissional - A psicodinâmica nas relações de trabalho" (Ed. Gente).
Para Garcia, existem truques que diminuem a resistência do interlocutor na hora de receber o feedback, um deles é começar por aspectos positivos e depois ir abordando os pontos em que o interlocutor pode melhorar.
Confira as etapas do feedback, descortinadas pelo autor:
1- Preparação: antes de se sentar em frente ao outro, reflita com cuidado sobre o que vai falar, pensando em aspectos positivos e negativos, que retratem a sua opinião verdadeira. Preparar-se com antecedência ajuda a organizar as ideias e a hierarquizar o que de fato é importante. Isso o levará a refletir sobre aspectos positivos do outro, algo que contribui para a quebra de resistência;
2- Criar o ambiente adequado: o local deve ser reservado e neutro, mas se for você quem está propondo o feedback, é melhor que a conversa se dê na sala da outra pessoa. Deve-se dedicar toda a atenção à conversa, sem interrupções de secretária ou telefone. O motivo é que é importante que o ambiente contribua para que a conversa se inicie e transcorra com a menor tensão possível;
3- Definir as regras: deve-se combinar como se dará a conversa, propondo que o primeiro a dar o feedback fale tudo o que tem para falar, enquanto o outro escuta, apenas fazendo anotações, pois terá o direito de responder logo. Depois, os papéis se invertem. Evitar respostas de "bate-pronto" ajuda a conter a impulsividade e reduz a tensão. Ganha-se tempo para assimilar o que foi dito e refletir melhor sobre o que responder. Quem propôs o feedback deve deixar o outro à vontade para ser o primeiro a falar, se este preferir;
4- Na hora de ouvir...: ouça tudo o que o outro tem para falar sem interferir - apenas faça anotações, se possível já separando o que você acha pertinente e o que você não acha pertinente, para ajudá-lo a organizar a resposta. Ter a capacidade de ouvir sem retrucar na hora demonstra maturidade e interesse legítimo de melhorar. A resposta deve seguir o mesmo tom cordial e equilibrado do momento em que se dá o feedback;
5- Finalizando o feedback: quando os dois já tiverem falado e respondido, é importante que cada um faça um breve reforço dos pontos principais do feedback. É uma forma de ajudar o outro a organizar o pensamento e identificar o que foi mais importante numa conversa que normalmente dura entre 40 minutos e uma hora.
Para finalizar, o autor lembra que um feedback é uma importante ferramenta que auxilia no amadurecimento das relações interpessoais e não uma bronca, uma queixa ou uma lição de moral.
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